La mutuelle d’entreprise et l’intégration d’un nouveau collaborateur
Sommaire
Les obligations de l’employeur en matière de mutuelle
La mutuelle collective est obligatoire dans toutes les entreprises et pour tous les salariés. Toutefois certains d’entre eux peuvent bénéficier de dispenses d’affiliation.
Rappel des principales obligations légales
En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de proposer une couverture santé collective à l’ensemble de vos salariés :
- Sans conditions d’ancienneté: tous vos collaborateurs doivent en bénéficier
- Quel que soit votre effectif : une couverture santé doit être mise en place dès le 1er salarié embauché
- Avec une prise en charge d’au moins 50% du prix des cotisations par l’entreprise. Le reste est à la charge du collaborateur
Le contrat de mutuelle doit également respecter un niveau minimal de garanties prévu par la loi ou par votre convention collective. Il peut également couvrir les ayants droits des salariés (enfants et/ou conjoints) mais la plupart du temps de manière facultative (à vérifier dans votre CCN).
Les cas d’exonération à la mutuelle collective obligatoire
L’affiliation à une mutuelle d’entreprise est obligatoire pour tous vos employés. Des dispenses d’affiliation sont néanmoins prévues dans des cas limitativement prévus par la loi :
- Salarié ayant déjà une mutuelle individuelle (mais la dispense ne jouera que jusqu’à la date d’échéance de ce contrat)
- Salarié déjà couvert par une mutuelle collective obligatoire
- Salarié en CDD de moins de 3 mois
- Salarié à temps très partiel (moins de 15h/semaine) ou en contrat d’apprentissage si la cotisation représente 10% ou plus de son salaire
L’employé concerné devra faire sa demande de dispense par écrit à l’entreprise en apportant le justificatif nécessaire (par exemple : attestation d’affiliation à titre personnel).
Les enjeux d’une bonne politique sociale avantageuse pour les salariés
Des difficultés de recrutement, un turn-over trop important… Proposer une couverture santé performante est un outil de choix pour attirer et fidéliser vos talents.
Elle vous permet de prendre soin de vos employés, de faire baisser l’absentéisme et de vous positionner sur des engagements forts en termes de RSE et d’amélioration de la qualité de vie au travail.
Pour cela, il est important de vous tourner vers un partenaire de qualité. L’offre santé collective de M comme Mutuelle propose notamment des offres adaptées à vos besoins, un coût maîtrisé, des délais de traitements rapides et des démarches simplifiées.
Les modalités de mise en place de la mutuelle pour un nouveau collaborateur
Une nouvelle embauche dans votre entreprise ? toutes les infos utiles concernant la procédure d’adhésion à la mutuelle : documents à transmettre, délai d’affiliation, prise en charge des cotisations…
Documents à fournir aux salariés
A chaque embauche, vous devez remettre au nouvel embauché les documents suivants :
- Bulletin d’adhésion individuelle à remplir et à signer par le collaborateur et l’entreprise
- Le cas échéant, document permettant au salarié de choisir la couverture santé désirée. Par exemple s’il choisit d’affilier ses ayants droits ou s’il a accès à des options ou à une surcomplémentaire.
- Notice d’information du contrat
- Décision unilatérale de l’employeur (DUE) mettant en place le régime de santé
Il vous faudra ensuite transmettre à l’assureur le bulletin d’adhésion avec les justificatifs éventuellement demandés (attestation d’Assurance Maladie, justificatif de PACS, etc.).
Si votre salarié demande une dispense d’affiliation, pensez à bien lui demander le justificatif concerné et à le conserver avec sa demande écrite. Il faut également conserver le document prouvant que vous avez informé le salarié du contenu de la DUE (liste d’émargement par exemple). Ces documents pourront vous être demandés en cas de contrôle URSSAF.
Délai de mise en place de la mutuelle
Les garanties santé prennent effet dès le jour de l’embauche. Si vous ne transmettez les documents à votre assureur qu’après cette date, votre salarié percevra ses remboursements de manière rétroactive dès que les démarches d’affiliation auront été effectuées.
Bon à savoir – Les salariés qui ont plusieurs employeurs peuvent choisir de s’affilier à la mutuelle de leur choix. Ils devront alors faire une demande de dispense chez l’autre employeur au motif qu’ils bénéficient déjà d’une couverture obligatoire.
Prise en charge des cotisations
Les cotisations de mutuelle sont prises en charge conjointement par le collaborateur et l’entreprise. Cette dernière doit participer au financement à hauteur de 50% au minimum. Mais une convention collective, un accord de branche ou une DUE peut prévoir une participation supérieure de l’employeur voire même une prise en charge à 100%.
En contrepartie, l’entreprises bénéficie d’avantages fiscaux et sociaux : la part patronale est exonérée de charges sociales et vient en déduction de l’impôt sur les sociétés (dans la limite de certains plafonds).
Du côté des employés, leurs cotisations sont déduites du revenu imposable.
Les spécificités pour les contrats à durée déterminée (CDD) et les contrats d’intérim
Une embauche en CDD ou en intérim ? voici les principales particularités à connaître.
La mutuelle obligatoire pour les CDD
Les CDD sont concernés par la mutuelle d’entreprise obligatoire au même titre que leurs collègues en CDI. Ils disposent toutefois de 3 motifs de dispenses particuliers :
- CDD inférieurs à 3 mois
- CDD de moins de 12 mois : dispense possible si l’acte juridique qui institue le régime de frais de santé (accord, due…) prévoit cette possibilité
- CDD de plus de 12 mois : dispense possible si l’acte juridique prévoit cette possibilité et si le salarié justifie d’une couverture personnelle aux garanties équivalentes
Bon à savoir – Le versement santé. Les salariés en CDD de moins de 3 mois (ou à temps très partiel) peuvent bénéficier du versement santé. Il s’agit d’une aide financière versée par l’employeur pour les aider à financer leur couverture santé individuelle.
La mutuelle des intérimaires
Les intérimaires ne sont pas liés à l’entreprise utilisatrice par un contrat de travail. Ils ne bénéficient donc pas de sa mutuelle.
En revanche, ils sont affiliés à la mutuelle « intérimaires santé » mise en place par leur entreprise de travail temporaire (ETT).
Voici les conditions pour en bénéficier :
- Avoir travaillé au moins 414h au cours des 12 derniers mois pour une ou plusieurs ETT
- Ou être titulaire d’un CDI intérimaire ou d’un contrat long (de 3 mois ou plus)
Les modalités de cette complémentaire santé sont identiques aux salariés : prise en charge à hauteur de 50% de l’entreprise et panier de soin minimum.
Un nouveau collaborateur ? L’informer de ses droits à la mutuelle est une étape essentielle. D’un point de vue juridique, tout d’abord, étant donné qu’il s’agit d’une obligation légale, mais également pour votre propre processus d’onboarding. Le salarié se sentira d’autant mieux dans votre entreprise qu’il aura eu toutes les informations utiles lors de son embauche. Et pour aller plus loin dans la protection de vos employés, avez-vous pensez à mettre en place une prévoyance ?