La Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE), comment ça fonctionne ?

Il est également important de savoir qu’une modification du régime, ou de sa dénonciation a des impacts sur le document stipulant la Décision Unilatérale de l’Employeur de mise en place.

Comment faire pour mettre en place un régime frais de santé par voie de DUE ?

1ère étape : Informer et consulter les représentants du personnel

L’employeur doit, préalablement à la mise en place du régime informer les représentants du personnel. Cette information doit s’effectuer avant la signature de la Décision Unilatérale de l’Employeur.
Il n’a pas à négocier avec les représentants seulement les consulter et les informer de sa décision.

2ème étape : Rédiger un écrit indiquant les caractéristiques du régime de frais de santé que l’employeur souhaite mettre en place au sein de l’entreprise

Le Code de la Sécurité sociale prévoit que la Décision Unilatérale de l’Employeur doit être constatée par un écrit remis par le chef d’entreprise à chaque salarié.
La principale difficulté de la DUE se trouve dans l’exigence de sa rédaction. Cet écrit doit contenir les caractéristiques essentielles des garanties proposées.

Certaines clauses sont obligatoires :

• L’objet du régime mis en place,
• La catégorie de personnel concernée,
• Les garanties,
• Les taux de cotisation et leurs répartitions entre employeur et salariés,
• La date d’effet et la durée du régime mis en place,
• Les modalités de dénonciation du régime,
• La clause de révision de l’organisme assureur,
• La dispense d’affiliation concernant les salariés présents dans l’entreprise au moment de la mise en place du régime (Article 11 de la Loi EVIN),
• Le dispositif de portabilité.

D’autres clauses sont facultatives :

• Les éventuels autres cas de dispenses,
• Le cas des salariés dont le contrat de travail est suspendu sans maintien de salaire.

3ème étape : Informer de manière individuelle tous les salariés

L’employeur doit obligatoirement remettre à chaque salarié, contre décharge, l’écrit l’informant de la mise en place du régime. Cette remise concerne les salariés :

• Présents dans l’entreprise au moment de la mise en place du régime,
• Nouvellement embauchés.

A défaut d’effectuer cette information aux salariés, la DUE leur sera inopposable.
La preuve de la remise de l’écrit incombant à l’employeur, celui-ci a tout intérêt à conserver une preuve de la remise aux salariés (signature d’une liste d’émargement, remise contre récépissé,…).

A noter : le document constatant la Décision Unilatérale ne dispense pas l’employeur de la remise de la notice d’information du contrat à chaque salarié.

Comment faire pour modifier ou mettre fin au régime frais de santé établi dans mon entreprise ?

MODIFIER LE REGIME :

• Si la modification ne porte pas sur un élément substantiel de la DUE, l’employeur peut la modifier par un « additif » (avenant) annexé à la DUE originelle,
• Si la modification porte sur un élément substantiel de la DUE, l’employeur doit dénoncer sa DUE et en rédiger une nouvelle.

La modification substantielle peut être le versement d’une cotisation salariale plus conséquente pour le salarié, la suppression d’un cas de dispense, la modification de la catégorie de personnel visée….

Même dans l’hypothèse d’une modification non substantielle, il est conseillé de suivre une procédure spécifique fixée par la jurisprudence en matière de dénonciation d’une DUE.

METTRE FIN AU REGIME : c’est-à-dire dénoncer le régime instauré par la DUE.

1ère étape : Information et consultation préalables des représentants du personnel

L’employeur doit en premier lieu informer le comité d’entreprise ou à défaut les délégués du personnel de son projet de modification ou de dénonciation de la DUE au cours d’une réunion après inscription à l’ordre du jour.

2ème étape : Notification à chaque bénéficiaire du régime de l’additif ou de la dénonciation

L’employeur doit ensuite informer tous les salariés bénéficiaires du régime collectif qui fait l’objet de la modification ou de la dénonciation.
L’information doit être individuelle (un simple affichage ne permet pas de remplir cette obligation). A défaut, la modification sera inopposable aux salariés.

3ème étape : Respect d’un délai de prévenance suffisant

L’employeur doit respecter un délai de préavis suffisant. Le délai doit être le plus long possible sans qu’il n’y ait de minimum imposé. La prudence est de se référer à la pratique qui retient généralement 3 mois.
Néanmoins, les juges apprécient au cas par cas le caractère suffisant du délai en fonction de la nature de l’avantage dénoncé.

A NOTER : un accord collectif ou un référendum se substitue d’office à une DUE, sans qu’il ne soit nécessaire de procéder à la dénonciation de cette dernière.