Covid-19 et télétravail : le point sur les obligations de l’employeur

Le cadre légal du télétravail

Le télétravail est défini par le Code du Travail comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication » (article L1222-9). Depuis le confinement d’octobre 2020, le télétravail reste « la règle pour toutes les activités qui le permettent » comme le souligne la ministre Elisabeth Borne.

Le cadre légal de mise en place du télétravail

Un salarié peut opérer en télétravail soit à son domicile soit dans un espace de coworking, la condition étant qu’il dispose des moyens techniques et matériels nécessaires.

La mise en place du télétravail et les mesures qui s’y rapportent doivent être préalablement définies et consignées par écrit

• soit dans un accord collectif,
• soit dans une charte validée par le CSE,
• soit dans un accord informel mais consigné entre le salarié et son employeur.

Télétravail : que doit-on préciser pour les salariés ?

À partir du moment où le télétravail est un mode de « travail » en dehors de l’entreprise, des bureaux, des ateliers, l’employeur doit s’assurer que toutes les conditions habituelles de travail sont bien réunies pour ses employés, pour qu’ils puissent travailler à distance comme à leur poste.

Dans ce contexte spécifique, qui nous est par ailleurs imposé depuis le premier confinement dû au coronavirus, l’entreprise doit donc définir les modalités d’aménagement liées au télétravail dans une note de service :

• les postes concernés par le télétravail,
• le mode de passage et de retour,
• le mode d’acceptation par le salarié,
• le mode de contrôle du temps de travail et de régulation de la charge de travail,
• les plages horaires pour contacter le salarié.

C’est également ce document qui précisera les conditions matérielles affectées au télétravail pour le salarié :

• mise à disposition d’un équipement ou dédommagement financier,
• éventuellement la vérification de la conformité du domicile du salarié,
• recours ou non aux tickets restaurants,
• remboursement de certains frais liés au télétravail, sachant que le salarié en télétravail bénéficie bien sur des mêmes droits qu’un salarié exerçant dans l’entreprise.

A noter qu’en cas de pandémie, les employeurs peuvent imposer le télétravail sans l’accord de leurs salariés, pour répondre aux demandes exceptionnelles du gouvernement. La ministre du travail Elisabeth Borne n’a de cesse de répéter que le télétravail à temps plein reste la règle depuis le second confinement d’octobre 2020.

Temps partagé ou 100% télétravail pendant la crise sanitaire ?

De manière générale, en télétravail, un salarié doit travailler autant qu’en entreprise, en respectant les horaires habituels de son poste. Un salarié à temps partiel pourra dans cette logique tout autant télétravailler à temps partiel.

En mars 2020 pour le premier confinement, puis depuis octobre 2020, la règle est qu’un poste pouvant fonctionner à distance doit passer en télétravail à 100%. Cependant, l’entreprise peut accorder la possibilité de revenir 1 journée par semaine sur le lieu de travail, pour les salariés qui le souhaitent (et en font expressément la demande). Il s’agit dans ce cas de rompre l’isolement que peuvent ressentir certains et qui peut être la cause de stress voire de détresse psychologique.

Qu’il soit en télétravail 100% ou en temps partagé télétravail-entreprise, le télétravailleur doit bénéficier des mêmes droits que les autres salariés, en termes de formation, santé, sécurité, avantages sociaux…

Les obligations de l’employeur en termes d’équipement en télétravail

Dans la mesure où le télétravail s’effectue sur la base d’une communication à distance entre le télétravailleur et son entreprise, l’équipement comme les technologies utilisés incombent à l’employeur. Pour éviter tout malentendu, il est donc nécessaire de définir préalablement les moyens octroyés, les supports techniques, les logiciels à utiliser, les mesures de sécurité à suivre par le salarié.

Quelles obligations pour l’employeur dans le cadre du télétravail ?

Pour le bien-être de ses équipes, et surtout pour la continuité du travail même à distance, l’entreprise doit fournir et installer l’équipement nécessaire au télétravail : ordinateur, imprimante, connexion, logiciels… L’employeur peut également prendre en charge les frais de connexion et de fournitures liés au télétravail.

Même si ce n’est pas obligatoire, il est conseillé de prendre également en charge le mobilier (fauteuil, chaise, bureau, éclairage…) pour assurer au salarié de bonnes conditions de travail en termes de santé et sécurité, identiques à celles dont bénéficie le salarié sur son lieu de travail en entreprise.

Le matériel attribué est sous la responsabilité de l’employeur, qui doit veiller à son entretien et sa réparation, voire son remplacement si nécessaire. Et devra être restitué en cas d’arrêt définitif du télétravail ou de rupture de contrat de travail. L’employeur doit en amont informer le salarié des restrictions d’utilisation de ces équipements.

Le salarié peut-il utiliser son propre matériel ?

Si le salarié utilise son propre matériel informatique, l’entreprise peut prévoir dans la charte ou l’accord, la vérification de sa conformité, et l’existence d’une assurance habitation du salarié qui couvre le matériel. Quoi qu’il en soit, l’employeur devra prendre en charge les frais annexes liés à l’utilisation de ce dit matériel pour le travail (entretien…).

A savoir : Un accident qui se produirait chez le salarié sur les horaires du télétravail est assimilé à un accident du travail.

Télétravail et sécurité des données

Alors que l’on entend de plus en plus parler de RGPD (Réglementation Générale sur la Protection des Données) pour les données personnelles, il revient à l’employeur de s’assurer également que toutes les données professionnelles échangées avec un salarié à distance sont sécurisées : la sécurisation des données est un enjeu majeur dans le cadre du télétravail. L’entreprise doit alors penser à mettre en place les mesures nécessaires pour garantir les règles de confidentialité et de sécurisation de toutes les données échangées ou stockées.

Charte informatique, gestion de mots de passe, utilisation d’anti-virus, installation de pare-feu ou mise en place d’un VPN, sécurisation des accès et notamment des réseaux Wi-Fi par des mesures complexes d’authentification…, autant d’outils que l’entreprise doit mettre en place et auxquels les salariés doivent être sensibilisés et formés. L’information de toute personne susceptible d’échanger des données personnelles ou sensibles est une obligation majeure de l’employeur. La sensibilisation des employés à la sécurité numérique est un grand pas vers une généralisation de la politique de sécurisation globale des données !

Comment suivre et accompagner les salariés en télétravail

La mise à distance des employés d’une entreprise demande de recourir à de nouvelles méthodes de suivi et de management, à la fois pour garantir un niveau de qualité et d’efficacité et accompagner le salarié dans ses tâches, mais aussi pour ne pas perdre le fil d’une relation entre collaborateurs. Ces démarches doivent bien sûr être précisées en amont au salarié.

Le suivi des télétravailleurs repose sur la confiance !

Tout autant qu’en entreprise, l’’employeur a la possibilité d’effectuer un suivi des salariés durant leur journée de travail et de s’assurer de la réalisation des tâches à effectuer : envoi de mails, rapports d’activité, logiciels spécifiques, points en visio-conférence… Et le salarié peut de son côté bénéficier d’une certaine souplesse d’organisation dans la réalisation de ses missions. C’est du donnant-donnant !

En revanche, l’employeur doit respecter un cadre horaire pour contacter ses salariés en télétravail, qui eux-mêmes bénéficient du droit à la déconnexion dans le respect des règles établies en amont. Le salarié est tenu de répondre aux appels et demandes de son employeur, ou devra justifier de son indisponibilité ou absence, comme dans un contexte normal de travail et de subordination à un supérieur hiérarchique.

Maintenir le lien : l’une des spécificités du télétravail

S’assurer que le travail est bel et bien réalisé à distance est une chose. Mais le télétravail à 100% ou majoritaire crée de nouveaux besoins de suivi. Dans le contexte psychologique unique du télétravail « imposé » qui casse les échanges directs entre les personnes, l’employeur ou le hiérarchique peut mettre en place des points réguliers avec ses collaborateurs pour identifier les niveaux de bien-être, de motivation, de compréhension ou d’éventuelles problématiques à résoudre.

Même en télétravail, M comme Mutuelle reste à vos côtés et est à votre écoute ! N’hésitez pas à nous joindre.